אירועים היברידים – עתיד האירועים בתקופת פוסט קורונה

מצד שני הכנס היה בחינם, לא שילמתי כרטיס טיסה, מלון ומסעדות. בזמן הכנס (הכנס נמשך 3 ימים) יכולתי להמשיך לעבוד ולהסיע את הילדים לחוגים אחה"צ כי נכנסתי רק לאירועים בהם רציתי להשתתף.

את הידע שחיפשתי קיבלתי, יצרתי קשר עם אנשים איתם רציתי לעבוד ועם חלקם באמת אני עובד.

כמו מקומות עבודה רבים שהבינו שאפשר לעבוד מהבית, ומצד שני שכדי שהעובדים גם יפגשו מדי פעם. גם עולם הכנסים והאירועים יעבור לתצורה ההיברידית.

אני לא חושב שמרצים ירצו לטוס חצי עולם כדי להרצאות 20 דקות, הם יוכלו לעשות את זה במליאה המרכזית בזום ואף לענות לקהל שישב באולם.

האירועים יתחלקו למרצים מקומיים שירצו על במה ומרצים מחול שירצו בזום (או בפלטפורמות איכותיות יותר). והקהל? הקהל גם הבין שלא חייבים לטוב לחו"ל, או לעמוד בפקקים של גוש דן כדי להגיע בזמן לכנס בגני התערוכה אם אפשר להישאר בבית (בפיג'מה) ולהשתתף באופן פעיל בכנס.

בפלטפורמות שהתפתחו בשנה אחרונה כל אחד יכול לבקר בתערוכה מהבית, להיפגש פנים אל פנים בצ'ט וידאו (זה כבר לא עובד עם פיג'מה), להרצאות, לשאול שאלות ואפילו לשבת בבר וסתם לדבר (וידאו צא'ט) עם זה שעומד לידך. כמובן שהחלפת כרטיסי ביקור ומידע עסקי יעברו גם הם ללחיצת כפתור.

איך יעבוד אירוע היברידי

בפועל, אירוע כזה יראה כשילוב של אירוע רגיל – תערוכה, אולם, מליאה (ובורקס) עם קול סנטר בו יעבדו הנציגים, נציגי החברות המציגות מול האורחים הווירטואליים. גם במליאה יכנסו שינויים שיאפשרו שידור חי מושקע ואיכותי של המליאה לצופים בבית ויאפשרו לקהל באולם לתקשר עם הצופים בבית.

אם עד עכשיו באירוע הסתפקתם בצלם וידאו וצלם סטילס, באירוע היברידי יהיה צורך בניידת שידור קטנה שתהפוך את הכנס שלכם לאון ליין באמת ולאינטראקטיבי.

מבחינה טכנית

לדעתי מילת המפתח בכנס היברידי, מלבד התוכן שהוא באמת מה שחשוב בכנס, היא אינטרנט. הסטנדרט לכנס היברידי יתחיל בסיב אופטי אחד לפחות, עם פריסה לכל קצוות המתחם, וקו מקביל של לפחות 200 mb

איש צוות נוסף, שלא הייתי מוותר עליו, מומחה סייבר, או חברה שיכולה להגן על הכנס שלכם מאנשים עם כוונות זדוניות, האקרים שסתם ירצו לחבר משהו, ועד התקפות על כל באי הכנס, פגיעה בפרטיות ופריצה למחשבים של כל הנרשמים. בדרך כלל זה לא קורה, אבל כמו שבכנס רגיל שכרנו שירותי שמירה, בכנס ההיברידי ישנם שירותי שמירה מסוג אחר.

על צוות צילום ושידור כבר דיברנו, חשוב שהצוות ייתן את כל השירות, גם של השידור מהכנס החוצה וגם הכנסת הצופים שרוצים בכך לכנס עצמו. ניהול המרצים מרחוק, אופציה של שיתוף אנשים מהבית בשלב השאלות ותשובות.

היכן מתקיים הכנס ההיברידי

כנס היברידי מתקיים בשני מקומות, באולם אירועים וכנסים סטנדרטי, ואתר אינטרנט ייעודי שיכול להכיל את כל התוכן של הכנס. ישנם אתרים כאלו להשכרה לפי יום וישנה אפשרות להפקת אתר בעיצוב לפי הצורך שלכם ובו פיצ'רים שונים (שעולים עוד כסף) לפי כמות האינטראקציה שתרצו ליצור עם הצופים מהבית.

מה שחשוב באתר הכנס (מלבד העיצוב) היא כמות היוזרים שיכולים להיכנס בו זמנית. לכל אתר יש כמות טרפיק מסויימת, הכמות הזו ניתנת לשינוי ולשדרוג מול השרת בו האתר מאוחסן. לא תרצו שהאירוע שלכם "יקרוס" דוגמת הפסטיגל האחרון, חשוב לשאול את החברה שמספקת את האתר כמה אנשים יוכלו להיות בו זמנית באתר ולשדרג את השרות לפי כמות הנרשמים. יש עוד כמה פרמטרים שקשורים לאתר דוגמת מיקום השרת, האם בארץ או בחול וכו, אני משאיר את זה לאנשי המחשבים.

היתרונות של אירוע היברידי

נתחיל בשורה התחתונה, למרות כל הכתוב לעיל, רשימת ספקים וצרכים חדשים יחסית, אירוע היברידי זול משמעותית מאירוע רגיל. איך? העלות הגבוהה ביותר באירוע היא כמות האורחים – המקום, שירותי הסעדה, ניקיון, חניה, אבטחה ומתנות, כל אלו נגזרים מכמות האנשים (תבדקו באקסל שלכם). כמות האנשים שמגיעים פיזית לאירוע היברידי קטנה בהרבה מהכמות שהכרנו בעבר. גם בגלל מגבלות הקורונה וגם בגלל שלא צריך, אפשר להשתתף מהבית.

מצד שני, כמות המשתתפים יכולה להכפיל או לשלש את עצמה, המשתתפים הווירטואליים שעד עכשיו לא יכלו להגיע, כי לטוס לישראל זה מסובך ולהגיע מירושלים ב 8 בבוקר זה ממש סיוט, יוכלו להשתתף.

באירועים וירטואליים שהפקנו בשנה האחרונה, שילשנו את כמות המשתתפים, אנשים שמחו להשתתף בכנס חוויתי (וקצת אחר) כיוון שכל מה שנדרש מהם הוא להירשם וללחוץ כנס, ולזה הם היו זמינים.